Landsarkivet for Fyn, Landsarkivet for Nørrejylland, og Landsarkivet for Sønderjylland samt Rigsarkivet kan tilbyde at udstede bekræftede udskrifter af eksamensresultater fra studentereksamen, Hf-eksamen og visse videregående uddannelsesinstitutioner.
Rigsarkivet kan desuden tilbyde at tage udskrifter af eksamensresultater for studentereksamen og Hf-eksamen (til og med 1988) og for folkeskolen (til og med 1978). Udskrifterne laves på baggrund af indberetninger fra uddannelsesinstitutionerne til Undervisningsministeriet, og derfor er det kun muligt at få dokumenteret afsluttede eksamener på folkeskole-, HF- og studentereksamensniveau. Rigsarkivet har også eksamensprotokoller fra visse videregående uddannelsesinstitutioner.
Bekræftede udskrifter af eksamensresultater bestilles typisk til brug for dokumentation.
Undersøgelsen bestilles ved at indsende et særligt skema. Det kan ske elektronisk eller ved at printe et skema ud og sende det med almindelig post. Af skemaet fremgår, hvilket arkiv man skal henvende sig til for at få oplysningerne.
Arkivet skal bruge en række oplysninger, for at man kan finde det rigtige dokument. På bestillingsskemaet kan man se, hvilke oplysninger der er nødvendige.
Ved indsendelse af skemaet accepteres Statens Arkivers pris- og betalingsbetingelser.
Oplysninger om uddannelsesforløb og karakterer er personfølsomme oplysninger, som først er tilgængelige, når de er 75 år gamle (jf. Arkivlovens § 23). Arkiverne må dog videregive oplysninger til den person, som har været optaget på en uddannelse, også selv om oplysningerne ikke er 75 år gamle.
Der kan kun bestilles en bekræftet udskrift af egne eksamensresultater.
Prisen for en bekræftet udskrift af et eksamensresultat er et fast gebyr. Hvis arkivet ikke har eksamensprotokollerne fra den pågældende uddannelsesinstitution opkræves gebyret ikke.
I Statens Arkivers arkivdatabase DAISY kan man se, hvilke uddannelsesinstitutioner, der har afleveret arkivmateriale.
Statens Arkiver bestræber sig på en ekspeditionstid på 14 dage regnet fra den dag, hvor arkivet har modtaget betalingen. Hvis denne tidsfrist ikke kan overholdes, meddeles det rekvirenten, og der gives samtidig besked om, hvornår man kan vente at få svar.
Resultatet af undersøgelsen fremsendes med posten efter undersøgelsens afslutning.
Der tages forbehold for særlige tilfælde, hvor dokumenter ikke er bevaret, hvilket i praksis kan betyde, at en påbegyndt undersøgelse ikke kan gennemføres fuldstændigt.
Statens Arkiver påtager sig ikke ansvar for, om arkivalierne rummer korrekte og fuldstændige oplysninger.
