Landsarkivet for Fyn, Landsarkivet for Nørrejylland, og Landsarkivet for Sønderjylland samt Rigsarkivet kan tilbyde at foretage undersøgelser i materiale fra tinglysningskontorerne.
Undersøgelsen består i identificering og kopiering af adkomster, servitutter, deklarationer og pantebreve. Dokumenter tinglyst før den 1. april 1927 er afleveret til arkiverne. Dokumenter (dog ikke pantebreve), der er tinglyst senere end den 1. april 1927 og er aflyst (annulleret), findes tillige i arkiverne til og med 1991/1992.
Tinglyste dokumenter anvendes typisk i forbindelse med ejendomshandel samt til afklaring af hegnspligt, vejrettigheder m.v.
Undersøgelsen bestilles ved at du printer et skema ud og sende det med almindelig post. Af skemaet fremgår, hvilket arkiv du skal henvende dig til for at få oplysningerne.
Statens Arkiver skal bruge en række oplysninger, for at man kan finde den rigtige adkomst, servitut, deklaration eller pantebrev. På bestillingsskemaet kan man se, hvilke oplysninger der er nødvendige.
Ved indsendelse af skemaet accepteres Statens Arkivers pris- og betalingsbetingelser.
Dokumenter fra før 1875 er skrevet med gotisk håndskrift, og hvis der er problemer med at læse teksten, kan Statens Arkiver tilbyde at levere en transskriberet tekst.
De tinglyste dokumenter er frit tilgængelige.
Materialet stilles også til rådighed på arkivets læsesal for egne arkivstudier.
Undersøgelsen udfører Statens Arkiver mod betaling. Man skal som minimum betale en timetakst og derudover afregnes for hver påbegyndt halve time.
Man betaler for, at arkivet ud fra de afgivne oplysninger identificerer og kopierer det efterspurgte dokument. Det er hensigtsmæssigt at vedlægge en udskrift af den elektroniske tingbog, hvoraf de nødvendige oplysninger fremgår. Det gør identifikationen lettere og begrænser tidsforbruget. En udskrift af den elektroniske tingbog fås ved henvendelse til det lokale tinglysningskontor.
Ca. 75% af undersøgelserne kan udføres med et faktureret tidsforbrug på en time, hvis vel at mærke de nødvendige oplysninger er givet på forhånd. Arkivet kan give et prisoverslag i forbindelse med konkrete bestillinger og kan tilbyde at udarbejde et tilbud ved større bestillinger. Man er i forbindelse med rekvisitionen altid velkommen til at angive et maksimalt tidsforbrug.
Statens Arkiver bestræber sig på en ekspeditionstid på 14 dage regnet fra den dag, hvor arkivet har modtaget bestillingsskemaet. Hvis denne tidsfrist ikke kan overholdes meddeles det rekvirenten, og der gives samtidig besked om, hvornår svaret kan ventes.
Resultatet af undersøgelsen samt faktura fremsendes med posten efter undersøgelsens afslutning. Betalingsbetingelserne er 30 dage netto.
Der tages forbehold for særlige tilfælde, hvor dokumenter ikke er bevaret, hvilket i praksis kan betyde, at en påbegyndt undersøgelse ikke kan gennemføres fuldstændigt.
Statens Arkiver påtager sig ikke ansvar for, om arkivalierne rummer korrekte og fuldstændige oplysninger.
