For at fremme forskningen kan Statens Arkiver stille arkivalier til rådighed tættere på brugerens hjem. Fjernlån af arkivalier kan ske til et begrænset antal institutioner. Arkivalier udlånes ikke til studieformål i udlandet.
Fjernlån sker kun i begrænset omfang. Det forudsættes normalt, at forskeren på læsesalen, hvor arkivalierne hører hjemme, har foretaget en oversigtlig gennemgang. Til grundigere studier kan udvalgte enheder herefter fjernlånes. Statens Arkiver forbeholder sig ret at regulere omfanget efter dette mønster.
For arkivalier, der ønskes fjernlånt med henblik på anden brug f.eks. til udstillingsformål, gælder andre regler. Lånet skal i hvert enkelt tilfælde aftales med det arkiv, som opbevarer arkivalierne.
Anmodning om fjernlån skal ske skriftligt til det arkiv, hvorfra lånet skal ske. Bestilling af arkivalier til fjernlån kan foregå på en af følgende måder:
Benyttes en bestillingsseddel, skal der af sedlen fremgå:
Hvis arkivbrugeren ikke har de nødvendige oplysninger til at fremsøge og bestille de ønskede arkivalier via DAISY, den elektroniske bestillingsblanket eller den særlige papirblanket, kan Statens Arkiver tilbyde mod betaling at foretage en arkivundersøgelse med henblik på at identificere de arkivalier, der ønskes fjernlånt.
Arkivlovens regler om tilgængelighed gælder for arkivalier, der ønskes fjernlånt til forskningsformål.
Hvis der skal søges om adgang til at benytte materialet, skal det ske, inden anmodningen om fjernlån sendes. Ansøgningen om adgang til at benytte ikke umiddelbart tilgængeligt materiale skal sendes til den institution, der opbevarer materialet. Udlån af ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier sker kun til et begrænset kreds af institutioner.
Alle brugere af Statens Arkivers arkivalier kan fjernlåne materiale fra Rigsarkivet eller fra et landsarkiv i en anden landsdel. Arkivalierne kan fjernlånes til et landsarkiv, der ligger tættere ved ens hjem, eller til et bibliotek eller arkiv, der er godkendt til at håndtere og opbevare Statens Arkivers arkivalier. Arkivalierne udlånes kun til et begrænset antal lånesteder af hensyn til arkivaliernes sikkerhed.
Udlånstiden er normalt en måned.
Arkivalier, der ikke er anført i den efterfølgende oversigt, vil normalt kunne fjernlånes (vejledende liste).
En række arkivalier er generelt undtaget fra fjernlån. Det gælder:
Arkivalier undtaget på grund af, at de benyttes hyppigt på enhedernes læsesale, eller på grund af, at de er nødvendige for benyttelsen af andre arkivalier:
Hvis de arkivalier, der ønskes fjernlånt, er mikrofilmet eller kopieret, udlånes originalmaterialet normalt ikke.
Den lånende institution har i henseende til arkivaliernes sikkerhed og brug ansvaret over for den enhed i Statens Arkiver, hvorfra arkivalierne er fjernlånt.
Reglerne omfatter bl.a. bestemmelser om:
Arkivalier skal sendes som værdipakke (10.000 kr.) med Post Danmark. Statens Arkiver afholder udgifterne til forsendelse af arkivalierne til det pågældende bibliotek eller arkiv. Den lånende institution afholder udgiften i forbindelse med returforsendelse af arkivalierne.
Arkivalierne fremsendes inden for 14 dage regnet fra den dag anmodningen om fjernlån er modtaget. Det forudsættes - hvis der benyttes en elektronisk bestillingsseddel eller en papirbestillingsseddel - at bestillingen er fyldestgørende. Hvis denne tidsfrist ikke kan overholdes, meddeles det rekvirenten, og der gives samtidig besked om, hvornår forsendelse kan ventes at finde sted.
Fjernlånet er gratis for brugeren af arkivalierne.
