Udarbejdelse af arkiveringsversion af elektroniske arkivalier

Statens Arkiver kan i visse tilfælde tilbyde at bistå myndighederne med udarbejdelse af arkiveringsversion

Forud for aflevering af data fra et it-system med bevaringsværdige data til offentligt arkiv, skal data bearbejdes, således at de overholder de regler, der er angivet i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 1007 af 20. august 2010 om arkiveringsversioner af bevaringsværdige data fra elektroniske arkivsystemer. Det endelige resultat af bearbejdningen kaldes en arkiveringsversion.

Bearbejdningen kan bl.a. bestå i udtræk af data, konvertering af fil-formater, sletning af overflødige tabeller, dannelse af beskrivelsesfiler, navngivning af filer m.v.

Det vil typisk være myndigheden selv eller den leverandør der har leveret it-systemet, der også sørger for at skabe arkiveringsversionen. I de tilfælde hvor dette ikke er muligt, vil Statens Arkiver i nogle tilfælde kunne træde til.

Indhentning af tilbud

Da it-systemer kan være meget forskellige, er det ikke muligt at angive en fast pris for skabelsen af en arkiveringsversion. Statens Arkiver udarbejder imidlertid gerne tilbud på hvad det vil koste at løse opgaven. Henvendelse angående tilbud kan ske på adressen mailbox@ra.sa.dk.

Forudsætninger for, at Statens Arkiver kan skabe en arkiveringsversion

I forbindelse med tilbudsgivningen vil det blive nærmere defineret, hvilke forudsætninger, der i det konkrete tilfælde skal være opfyldt, for at Statens Arkiver kan udarbejde en arkiveringsversion. I visse tilfælde må Statens Arkiver af tekniske eller andre grunde afvise at lave en arkiveringsversion.