Hvis en arkiveringsversion skal afleveres til et kommunalt arkiv eller såfremt en myndighed ønsker at lave en arkiveringsversion af ikke-afleveringspligtigt materiale med henblik på egen opbevaring, kan Statens Arkiver tilbyde at foretage test af arkiveringsversionen for at sikre, at den lever op til reglerne. Statens Arkiver kan ligeledes tilbyde, at der forud for skabelsen af en egentlig arkiveringsversion foretages en testaflevering.
Formålet med en test er at kontrollere, om en arkiveringsversion overholder reglerne for arkiveringsversioner, således som disse fremgår af bekendtgørelse nr. 342 af 11. marts 2004 om arkiveringsversioner af bevaringsværdige data fra elektroniske arkivsystemer eller bekendtgørelse nr. 1007 af 20. august 2010 om arkiveringsversioner.
En arkiveringsversion består af data fra de tabeller, der skal afleveres, i de formater, som Statens Arkivers bekendtgørelse foreskriver, samt dokumentation. Dokumentationskravene varierer afhængigt af, hvilken bekendtgørelse, der afleveres efter. I forbindelse med testen gennemgår Statens Arkiver arkiveringsversionens forskellige elementer og kontrollerer, at regelsættet er overholdt.
Testen foretages som udgangspunkt som en egentlig test med henblik på at sikre, at den færdige arkiveringsversion lever op til reglerne. Der kan også forud for skabelsen af den endelige arkiveringsversion foretages en såkaldt "testaflevering" for at sikre, at den overordnede beskrivelse og strukturering af arkiveringsversion lever op til reglerne.
Tidsforbruget i forbindelse med test af en arkiveringsversion varierer i forhold til bl.a. systemets størrelse, kompleksitet og dokumentationens karakter. Som oftest kan en test dog gennemføres på mellem 15 og 30 timer. Arbejdet vil kunne indledes senest 4 uger efter indgåelse af aftale om bistand. Arbejdet vil som regel kunne afsluttes indenfor 2 uger efter indgåelse af aftale. I en overgangsfase vil der skulle påregnes længere behandlingstid, normalt mindst 4 uger, for arkiveringsversioner, der udarbejdes efter reglerne i bekendtgørelse 1007.
Statens Arkiver tilbyder bistand med henblik på at sikre opfyldelse af Statens Arkivers normer og standarder samt for at medvirke til sikring af overholdelse af det regelsæt og de vejledninger der findes på området.
