Deltagere:
Holger Madsen (Brugerne på læsesalen) Hanne Christensen (Lokalhistoriske Arkiver og Samlinger i Sønderjylland) Nicolai Johannsen (Slægtshistorisk Forening for Sønderjylland) Mai-Brit P. Lauritsen (Landsarkivet for Sønderjylland)
Referent:
Mai-Brit Lauritsen
1. Nyt fra Statens Arkiver og Landsarkivet for Sønderjylland 2. Kurser og arrangementer 3. Brugerundersøgelse 2010 4. Brugerrådet orienterer 5. Eventuelt
Statens Arkiver vest: Den nye struktur inden for Statens Arkiver er nu faldet endelig på plads. Statens Arkiver Vest består af landsarkiverne i Aabenraa, Viborg og Odense, Erhvervsarkivet og Dansk Data Arkiv. Der er udpeget en chef for hver enhed - i Aabenraa Hans Schultz Hansen - og som overordnet chef Steen Ousager.
Sammenlægningen af Landsarkivet for Sjælland og Rigsarkivet: Landsarkivet for Sjælland og Rigsarkivet skal lægges sammen og den 3. januar 2012 åbner den nye læsesal. Der vil snarest muligt blive sammensat et fælles fungerende brugerråd bestående af medlemmer fra de to berørte brugerråd.
Personale: Landsarkivet har fået tre nye medarbejdere:
Hans Segalt Hansen er ansat som assistent fra 1. maj indtil august 2012. Lars Holmgaard Bak er ansat i midlertidig arkivarstilling fra 1. maj indtil august 2012. De er begge ansat til at arbejde med Daisy-indtastningen, idet det er planlagt at Statens Arkiver og herunder Landsarkivet skal have afsluttet inddateringen af deres samlinger i daisy ved udgangen af 2012. Pt. er ca. 62 % af landsarkivets samlinger indtastet og klar til bestilling i daisy.
Derudover er Niels R. Jensen blevet ansat til at hjælpe med at ekspedere til læsesalen samt ompakning og etikettering.
Læsesalen: Der er kommet en ny ordning for lån af kirkebøger på læsesalen. Senest fra efteråret kan alle originale kirkebøger, der er udskrevet senest i 1950 eller tidligere, og som er lagt ud på www.arkivalieronline.dk, ikke lånes på læsesalen længere. Det vil sige, at alle kirkebøgerne fra selvbetjeningsmagasinet fjernes. Kirkebøgerne i fotokopi og på mikrokort vil dog fortsat kunne benyttes på læsesalen. Grunden til at kirkebøgerne fjernes, er for at bremse sliddet på de originale kirkebøger. Hvis kirkebøgerne ikke er på arkivalieronline, eller hvis kvaliteten heraf er dårlig, kan kirkebøgerne stadig bestilles til brug på læsesalen. Landsarkivet forventer at opstille flere pc'er på læsesalen, så man kan slå op i arkivalieronline på læsesalen.
Arkivalieronline: Arkivalieronline er begyndt at lægge flere af de sønderjyske kirkebøger, som længe har været savnet på nettet.
Brugerrådet: I år skal Historisk Samfund og Slægtshistorisk forening for Haderslev udpege nye medlemmer til brugerrådet for funktionsperioden 2012-2013. Foreningerne vil få brev herom i slutningen af året.
Samlingerne: Under indtastningen i daisy, har vi fundet folketællingslister fra 1918/1920 for alle sogne i Sønderborg amt. Disse kan bestilles til brug på læsesalen via daisy. Derudover findes der på Rigsarkivet en række udtagne tyske folketællingskort over personer i Sønderjylland med dansk statsborgerskab. Disse kan indlånes til brug på læsesalen fra Rigsarkivet.
Landsarkivet har netop afsluttet dets forårsprogram og det har været en stor succes med følgende antal deltagere:
Efterårets program er undervejs. På programmet vil være: Et introduktionskursus, et daisykursus, Brugermøde og i serien "Arkivalier fortæller Sønderjyllands historie" vil Henrik Skov Kristensen fortælle om Fårhuslejrens fangejournaler. Programmet for efterår 2011 vil udkomme før sommerferien.
I november 2010 blev der foretaget en brugerundersøgelse blandt Statens Arkivers brugere. Formålet med undersøgelsen var dels at få lavet en brugerprofil af Statens Arkivers brugere, dels at få belyst brugernes benyttelse af og tilfredshed med Statens Arkivers ydelser på læsesalene og på nettet. Brugerundersøgelsen skal danne baggrund for den fremadrettede tilrettelæggelse af Statens Arkivers vejledning og formidling samt tilgængeliggørelse af Statens Arkivers samlinger gennem udarbejdelse af en konkret handlingsplan.
Brugerundersøgelsen blev udført som en elektronisk undersøgelse, og der indkom i alt 10.060 svar i løbet af de blot 14 dage, som undersøgelsen varede.
Brugerprofil
Brugerundersøgelsen viste, at gruppen af brugere, der både kommer på læsesalen og bruger Statens Arkivers digitale ydelser, og gruppen af brugere, der udelukkende benytter Statens Arkivers nettjenester er lige store. Blandt begge grupper af brugere, er der en lille overvægt af mænd og af brugere over 56 år. Dog er gruppen af brugere, der kun benytter Statens Arkivers digitale ydelser, generelt lidt yngre.
Aldersfordelingen afspejler sig også i brugernes erhvervsfordeling, idet de personer, der ikke længere er på arbejdsmarkedet, er i overtal for begge brugertyper, men dog knap så udtalt for brugere af både læsesal og Statens Arkivers nettjenester. Brugerundersøgelsen viste desuden, at besøgsfrekvensen er faldende på læsesalene, hvilket Statens Arkivers faldende besøgstal gennem de seneste år bekræfter.
Brugernes erfaring og tilfredshed med læsesalens service og øvrige ydelser
De brugere, der har svaret på spørgsmålene om læsesalenes service, har udtrykt en ganske stor tilfredshed med alle de services, Statens Arkiver tilbyder på dets læsesale. Størst tilfredshed er der med den mundtlige vejledning og med bestilling af arkivalier, hvor ca. 90 % er meget tilfredse eller tilfredse med ydelserne. Derudover er der også stor tilfredshed med læsehjælpen og med ekspedition af arkivalier, idet ca. 80 % er meget tilfredse eller tilfredse med disse services. Endelig er 70 % meget tilfreds eller tilfreds med computerfaciliteterne på læsesalene.
Brugernes erfaring og tilfredshed med Statens Arkiver på internettet
Statens Arkivers nettjenester består af Statens Arkivers hjemmeside www.sa.dk, hvor brugeren kan finde en række konkrete informationer om bl.a. slægtsforskning, og af en række nettjenester, nemlig DAISY, Arkivalieronline og Dansk Demografisk Database.
Arkivalieronline er den af Statens Arkivers nettjenester, der har den højeste benyttelsesfrekvens. Således er lidt under halvdelen af de adspurgte inde at kigge på Arkivalieronlines hjemmeside én eller flere gange om ugen. Omkring en fjerdedel af de adspurgte benytter Dansk Demografisk Database én eller flere gange om ugen, mens omkring 20 % slet ikke benytter DDD. Eftersom Statens Arkivers arkivdatabase, DAISY er en database over arkivalier til bestilling på læsesalene, er benyttelsesfrekvensen noget lavere end for de digitale ydelser. Således benytter kun henholdsvis ca. 7 % DAISY én eller flere gange om ugen og ca. 15 % én eller to gange om måneden og hele 40 % af de adspurgte benytter slet ikke DAISY.
Brugerne er meget tilfredse med de fleste digitale ydelser, som Statens Arkiver stiller til rådighed. Således er omkring 90 % enten meget tilfredse eller tilfredse med Statens Arkivers hjemmeside og med Arkivalieronline, og omkring 70 % er meget tilfredse eller tilfredse med Dansk Demografisk Database. Blandt de digitale services som Statens Arkiver stiller til rådighed, er DAISY den service, som brugerne er mindst tilfredse med, idet kun omkring 60 % er meget tilfredse eller tilfredse med DAISY. Der er en forholdsvis stor gruppe af respondenter, der har tilkendegivet, at være indifferent over for DAISY. Ligeledes er der endvidere en forholdsvis stor gruppe af respondenter, der ikke finder, hvad de søger, når DAISY benyttes, og her er der altså grundlag for forbedringer.
Handlingsplan
På baggrund af brugerundersøgelsen er der blevet udarbejdet en handlingsplan, som skal tage hånd om nogle af de områder, som brugerundersøgelsen pegede på, der kunne forbedres. Statens Arkiver har valgt at fokusere på Arkivalieronline, Daisy og kurser og arrangementer.
På tidspunktet for brugerundersøgelsen var der mange brugere, der fandt det problematisk, at man skulle gentage login for at fastholde forbindelsen til Arkivalieronline. Dette problem er allerede blevet løst, idet brugerne ikke længere skal logge sig ind for at benytte Arkivalieronline. Derudover har Statens Arkiver valgt at forbedre Arkivalieronline ved i perioden:
· At formindske svartiden på henvendelser til Arkivalieronline, idet brugerne fremover vil kunne forvente at modtage svar på henvendelser til Arkivalieronline af både teknisk og historisk art inden for 8 dage.
· At fortsætte den igangværende indsats med at rette op på de scanninger, der er af dårlig kvalitet ved at omscanne de ældste og dårligste scanninger i gråtoner.
· At gøre det lettere at få overblik over de fejl og mangler, som scanningerne på grund af originalmaterialets tilstand måtte indeholde, ved at gøre oversigt herover mere synlig på Arkivalieronlines hjemmeside.
· At indscanne kirkebøger frem til 1960 sammen med andre arkivalietyper og gøre dem tilgængelige på Arkivalieronlines hjemmeside.
· At gøre planen for kommende indscanningsprojekter mere synlig på Arkivalieronlines hjemmeside.
Endelig vil Statens Arkiver overveje, om Arkivalieronlines hjemmeside kan integreres mere i Statens Arkivers hjemmeside www.sa.dk.
Statens Arkivers arkivdatabase, Daisy er endnu ikke færdigudviklet, og derfor giver de problemer med Daisy, som brugerundersøgelsen peger, på meget nyttigt input til videreudviklingen af Daisy. Af undersøgelsen fremgår det, at Daisys søgefaciliteter ikke er optimale, at Daisy kan være for kompliceret at benytte i nogen sammenhænge, og at vejledningsmaterialet til Daisy kunne forbedres. Statens Arkiver vil afhjælpe disse problemer ved i perioden:
· At ændre design af søgeskærmbillede.
· At ændre design af resultatvisninger.
· At forbedre vejledningsmateriale, herunder introducere en ordbog der forklarer centrale arkivfaglige begreber og ord. Statens Arkiver vil desuden overveje online kurser/vejledning i brugen af Daisy.
· At fortsætte og intensivere arbejdet med at forbedre datakvaliteten i Daisy.
Statens Arkiver har desuden besluttet at opprioritere det igangværende indtastningsarbejde i Daisy i Statens Arkiver Vest. Endelig overvejer Statens Arkiver, hvordan søgefaciliteterne i fremtiden kan udvikles, således at søgningerne i Daisy optimeres med muligheder for bl.a. emne- og geografisk søgning.
Statens Arkiver udbyder en række kurser og arrangementer i arkivfaglige og historiske emner, men brugerundersøgelsen viste, at en stor del af brugerne aldrig havde benyttet sig af disse tilbud. Derfor har Statens Arkiver valgt
· At gøre mere reklame for arrangementerne bl.a. via arkivalieonlines hjemmeside
· At overveje tekniske løsninger, der kan gøre, at kurserne udbredes til et større publikum.
Brugerrådet orienterede om deres kursusprogram. Hanne foreslog landsarkivet, at lægge arrangementer ind i arrangementskalenderen på www.slaegtogdata.dk. Det er en god idé, som landsarkivet vil efterkomme.
Dato for næste brugerrådsmøde ikke aftalt, men vil finde sted til oktober/november.
