Jesper Thomassen, der tiltrådte som landsarkivets arkivleder d. 1. maj, præsenterede sig før mødet for brugerrådets medlemmer.1997-2008 var han arkivar og seniorforsker ved landsarkiverne i Aabenraa og Odense og 2008-2011 projektleder på Syddansk Universitet.
Jesper Thomassen gav desuden en kort orientering om Statens Arkiver Øst (Rigsarkivet og Landsarkivet for Sjælland) og om Statens Arkiver Vest (landsarkiverne i Viborg, Aabenraa og Odense, Erhvervsarkivet og Dansk Data arkiv). Statens Arkiver Vest skal i fællesskab løfte en række opgaver, bl.a. i forbindelse med formidling.
1. Godkendelse af dagsorden
Ingen bemærkninger.
2. Valg af referent
Ingelise Rahn.
3. Godkendelse af referat fra mødet d. 24. november 2010
Godkendt uden bemærkninger.
4. Siden sidst
Læsesalsstatistik 2010: Besøgstallet faldt fra 2009 til 2010 fra 8.724 til 6.808 besøgende; antallet af ekspederede arkivalier fra 62.525 til 42.869 enheder. Der ventes yderligere fald i 2011, men formentlig knap så voldsomme. Statistikken viser også en stærk stigning i antal besøg på Arkivalieronline, der efterhånden har en god dækning med kirkebøger frem til 1950. Statistikken kan bruges som redskab til at foretage ændringer.
Landsarkivet har indført stop for udlån af originale kirkebøger, når de er lagt ud på Arkivalieronline, både for at skåne originalbøgerne og for at udnytte personaleressourcerne til bl.a. fremfinding af andre efterspurgte arkivalier.
Ekspeditionstiderne har været svagt stigende, bl.a. pga ændrede personaleforhold i ekspeditionen, flere forudbestillinger og flere ekspeditioner fra fjernmagasinerne. Rådet mente, at det er væsentligt, at ekspeditionen fungerer og gerne med fast personale.
En bruger har skriftligt meddelt, at besøgstallet efter hans mening vil dale endnu mere, da han mener, at de besøgende møder særdeles dårlig service på læsesalen, især vejledning. Han har desuden gjort opmærksom på, at der er problemer med det trådløse netværk, især efter at kirkebøger skal ses på Arkivalieronline.
Til det første punkt nævnte Steffen Jørgensen, at vejledningsvagternes erfaring i sagens natur er forskellig. Der kommer meget forskelligartede spørgsmål, og også medarbejdere med mange års erfaring kan komme ud for at måtte melde pas. Nye vagter gennemgår et kort uddannelsesprogram, inden de får selvstændige vagter. De har imidlertid mulighed for at kontakte kollegaer i tvivlsspørgsmål.
Steffen Jørgensen kunne oplyse, at problemet med trådløs netværksadgang skulle være løst.
Statens Arkiver Vest - Statens Arkiver Øst
Som nævnt i Jesper Thomassens introduktion skal enhederne i Statens Arkiver Vest (SAV) løse en række opgaver i fællesskab. Der bliver fælles samarbejdsudvalg og arbejdsmiljøudvalg. Landsarkivet i Viborg vil få øgede formidlingsopgaver.
Fra januar 2012 får Landsarkivet for Sjælland og Rigsarkivet fælles læsesal på Slotsholmen, hvor Rigsarkivets nuværende læsesal nyindrettes til formålet.
Arkivalieronline og Filmningscentret
Siden starten af 2011 skal brugere ikke længere benytte password til Arkivalieronline. Det er en stor lettelse.
Folketællingen 1930 er lagt ud for landsognenes vedkommende. Resten af 1930 forventes i 2011.
Der sker også hele tiden en tilvækst af kirkebøger udskrevet op til 1950; disse bøger bliver lagt ud efter en kontrol for cpr-numre og sløring af disse i den digitaliserede udgave. Det er nu Filmningscentret, der koordinerer arbejdet med cpr-nummerkontrollen, der dels gennemføres af scanningsoperatør og dels af en frivillig bruger.
Mikrofilmning bliver efterhånden udfaset til fordel for scanning. Arkivalier, der tidligere blev konserveringsfilmet, bliver nu scannet, ligesom kirkebøger udelukkende scannes. Der anvendes farvescannere. Folketællingerne 1930 og 1940 mikrofilmes indtil videre.
Filmningscentret udfører i øvrigt scanning fra rullefilm. Primært af sjællandske arkivalier for at understøtte sammenlægningen af Rigsarkivet og Landsarkivet for Sjælland. I den forbindelse bliver kirkebøger fra sogne i Landsarkivet for Sjællands område scannet frem til 1960 med henblik på udlægning på Arkivalieronline.
Der arbejdes på en udvidelse af Arkivalieronline med det, som indtil videre kaldes Kildeklumper. I samarbejde med undervisere ved universiteterne er der sammenstykket en introduktionspakke bestående af forskellige typer arkivalier, som tilsammen kan anvendes af historiestuderende. Det vil give dem fortrolighed med arkivalier og ligesom de kan benytte dem til opgave- og specialeskrivning
Andre større digitaliseringsopgaver ventes også sat i værk. Der ventes, at der også kommer andre aktører på banen.
Daisy - ny stor DIP-indsats
Indtastning af arkivmateriale i Daisy, herunder ompakning og påsætning af etiketter med stregkoder, er kraftigt intensiveret. Det kan lade sig gøre takket være store ekstra ressourcer, som bl.a. indebærer midlertidig ansættelse af mere end 15 nye medarbejdere. Arbejdet skal være afsluttet med udgangen af 2012. Det skal bl.a. understøtte forberedelserne til flytning til nyt magasin. Dertil kommer, at alle arkivalier derefter skal bestilles elektronisk via Daisy, ligesom det allerede foregår på bl.a. Rigsarkivet og Landsarkivet for Sjælland.
Erik Strange Petersen nævnte, at det bliver problematisk for brugere uden pc.
Accessioner
Der er især fokus på indsamling af arkivalier fra retter, politi, amternes mellemarkiver (1993-2006) og universiteter og andre højere læreanstalter.
Alle specialer og afhandlinger bliver dog ikke afleveret i denne omgang. Klausulerede specialer, der indeholder personlige, tekniske eller økonomiske oplysninger, som ikke må gøres tilgængelige, kan underkastes 75 års tilgængelighedsfrist, men ellers er fristen 20 år.
Pga. landsarkivets trængte pladssituation bliver flere af afleveringerne midlertidigt anbragt i Erhvervsarkivet, landsarkivet i Odense og i Rigsarkivets magasin på Kalvebod Brygge i København.
Formidlingsindsats
Steffen Jørgensen fortalte om de planer, der er om en øget indsats på formidlingsområdet.
Dels er der projekt "Årgang 0", der er et digitalt undervisningsprogram for folkeskolebørn. Programmet tager udgangspunkt i en række cases om børn født i år 1900.
Landsarkivet opererer også med planer om at lave et historisk værksted, hvor bl.a. lokalhistorisk og slægtshistorisk arbejde kan foregå i samarbejde med relevante foreninger. Der er også tanker om at lave udstillinger, eventuelt i form af vandreudstillinger. Det overvejes at bruge tjenesteboligen hertil.
5. Byggesagen
De indledende forberedelser til opførelse af et nyt magasin, som formentlig kommer til at ligge i Viborgs vestlige udkant, er i gang. Der stiles mod ibrugtagning i februar 2014. Magasinet kommer til at rumme 60-80 hyldekilometer arkivalier.
6. Reparationer
I løbet af sommeren bliver ventilationsanlægget på læsesalen fornyet, da det nuværende ikke fungerer tilfredsstillende. Det kan ikke undgås, at der vil komme støj fra dette arbejde.
7. Forslag/orientering fra forsamlingen
Jette Sanna nævnte, at der er problemer med at se på det store lærred på loftet. Det skyldes bl.a. skiftende lysindfald gennem ovenlysvinduerne
Leif Dehnitz orienterede om det kommende stadsarkiv i Århus. I første omgang vil det ligge på Erhvervsarkivet, men på længere sigt har der været tanker om en flytning til det nye Multimediehus på havnen.
Erik Strange Pedersen gjorde opmærksom på et digitalt historisk adventurespil - Magtens segl - som Institut for historie og områdestudier lancerer. http://danmarkshistorien.dk/leksikon-og-kilder/vis/materiale/magtens-segl-1/
8. Eventuelt
Næste møde afholdes onsdag d. 16. november 2011 kl. 14 på landsarkivet.
