1. Velkomst - ved fungerende landsarkivar Annette Østergaard Schultz
Annette Østergaard Schultz orienterede efter sin velkomst til de 27 fremmødte brugere om, at landsarkivets ledelsesforhold er ændret siden brugermødet i 2009. Hun har været konstitueret som daglig leder med reference til arkivchef Steen Ousager, Odense, siden udgangen af marts, hvor landsarkivar Chr. R. Jansen fratrådte for at afvikle tilgodehavende ferie, inden han går på pension 31. juli,
Hvordan ledelsesforholdene bliver i fremtiden ligger endnu ikke fast, men der ventes snart en udmelding fra rigsarkivar Asbjørn Hellum, som 1. november 2009 afløste Johan Peter Noack. Dels økonomiske forhold og dels at Asbjørn Hellum har signaleret større synlighed og brugervendthed kan medføre ændringer i arkivernes opgavefordeling og struktur.
2. Siden sidst - ved arkivfuldmægtig Ingelise Rahn
Brugerne kan ved at tilmelde sig landsarkivets webklub få tilsendt nyhedsbreve pr. e-mail. Brevene har i 2009-2010 bl.a. indeholdt referater af brugermøde og brugerrådsmøder, informationer om brugerarrangementer, om nyheder på Arkivalieronline, om ændringer i åbningstiderne, om genindførelse af mandagslukning, om gruppearbejdsdag, om trådløst netværk og om problematikken med cpr-numre. i kirkebøger. Alle Statens Arkivers enheder har hver især en web-klub, som man kan få informationer fra. Tilmelding til webklubben for landsarkivet i Viborg på /content/dk/om_statens_arkiver/organisation/landsarkiverne/landsarkivet_for_norrejylland
I sommerens løb annonceres landsarkivets efterårsarrangementer i arrangementskalenderen på www.sa.dk, hvor tilmelding kan ske elektronisk. Emnerne er Faderskabssager, Liv og død om embedslægernes og sygehusenes arkiver og endelig Lægdsruller. Der er også planlagt introduktioner til Arkivalieronline.dk og til Daisy.
Landsarkivernes læsesale, men ikke Rigsarkivets og Erhvervsarkivets, har fra begyndelsen af 2010 desværre måttet indføre mandagslukning og afskaffe mulighed for ekstra vejledningsindsats, da en særlig bevilling hertil bortfaldt.
Første torsdag i hver måned kan grupper af brugere arbejde sammen og i den forbindelse også tale højt sammen på læsesalene i Viborg, Odense og Aabenraa. På landsarkivet i København, på Rigsarkivet og på Erhvervsarkivet er der særlige gruppearbejdsrum, som kan benyttes dagligt.
Selvom landsarkivets magasinforhold er blevet bedre, er der stadig arkivalier, som det er vanskeligt at ekspedere. Hvis man har arkivaliernes bestillingsnumre og forudbestiller dem i god tid på Daisy eller på mail, vil det give personalet bedre vilkår for at finde arkivalierne frem.
Selvekspedition på læsesalen er udvidet med mikrokort af de private godsers fæsteprotokoller.
Mikrofilm af lægdsruller for en række sogne i Vejle amt, herunder Fredericia og Kolding, der fra 1860'erne og frem til 1914 hørte til 3. udskrivningskreds i Odense, opstilles også på læsesalen.
Der er udarbejdet planer for skanning og tilgængeliggørelse af tinglysningsarkivalier. Men p.t. er de eksterne midler, som skal være med til at finansiere projektet, ikke skaffet. Vi har tidligere informeret om at opstille film af nørrejyske realregistre på læsesalen; vi undersøger p.t., om vi kan skanne dem i stedet for, så de kan benyttes digitalt.
Folketællingerne 1901, 1911 og 1921 er lagt på Arkivalieronline siden sidste års brugermøde. Kirkebøger udskrevet før 1950 er lagt ud for sognene i Odense, Svendborg, Hjørring, Thisted, Ålborg, Viborg, Randers, København, Bornholm og Frederiksborg gamle amter. Kirkebøger udskrevet mellem 1925 og 1950 er dog midlertidigt fjernet fra nettet, men bliver lagt ud igen, når evt. cpr-numre er sløret (se pkt.3).
Medio juni- medio oktober renoveres Erhvervsarkivets parkeringsplads. Brugerne skal derfor benytte offentlige p-pladser med p-afgifter. I starten er der indgang til arkivet fra Em. Sejrs Gade.
3. CPR-nr. i kirkebøger - ved it-medarbejder Erling Haagh
Foranlediget af en borgerhenvendelse har Datatilsynet gjort Statens Arkiver opmærksom på, at kirkebøger med cpr-numre ikke må være tilgængelige på Arkivalieronline. Rigsarkivaren ændrede herefter fristen for at se kirkebøger til 100 år regnet fra 1925, men med mulighed for at søge om adgangstilladelse til indførsler udskrevet mellem 1925 og 1959. For Arkivalieronline betød det, at alle kirkebøger, der er udskrevet mellem 1925 og 1950, blev fjernet, men de bliver lagt ud igen, når bøgerne - i første omgang udskrevet 1925-1935 - er blevet screenet for cpr-numre. Numrene bliver sløret i de digitaliserede kirkebøger, men ikke i de originale. Screeningsarbejdet foregår i samarbejde med medlemmer af DIS-Danmark, der to og to gennemgår bøgerne, hvorimod sløringen foretages af Statens Arkiver. Nogle få bøger er kommet tilbage fra screening. Landsarkiver med selvekspeditionsmagasiner har måttet flytte kirkebøger udskrevet efter 1925 til lukkede magasiner.
4. Fælles login til Statens Arkivers hjemmesider - ved it-medarbejder Erling Haagh
Fælles login med personlig brugerprofil til Statens Arkivers og Arkivalieronlines hjemmesider bliver efter alt at dømme lanceret midt i juni. Samtidig bliver Daisy-bestillingsmodulet for alvor taget i brug, så alle arkivalier i Rigsarkivet og Landsarkivet for Sjælland og alle Daisy-registrerede arkivalier i Erhvervsarkivet fremover skal bestilles via Daisy. Efter login er det bl.a. muligt at se status for, hvor langt ekspeditionen af forudbestilte arkivalier er, at forny lån, at gemme sine søgninger og se nyheder og arrangementer.
Brugere, der allerede har oprettet en brugerprofil i Arkivalieronline, kan benytte samme e-mail og password til Statens Arkivers hjemmesider.
5. Bønder i Salling
Punktet måtte desværre udgå, da arkivar Asbjørn Thomsen var blevet forhindret.
6. Valg af brugerrepræsentant til brugerrådet - ved fungerende landsarkivar Annette Østergaard Schultz
Landsarkivets brugerråd består ud over to af landsarkivets medarbejdere af repræsentanter for de historiske afdelinger ved universiteterne i Århus og Aalborg, for Sammenslutningen af Lokalhistoriske Arkiver, for Sammenslutningen af Slægtshistoriske Foreninger samt for Organisationen Danske Museer i det nørrejyske område og endelig af et medlem valgt blandt de fremmødte på landsarkivets brugermøde.
Det brugervalgte medlem Jette Sanna, som har været medlem af rådet siden 2005, oplyste, at hun var villig til genvalg. Desuden opstillede Ingelise Løvenholdt og Berit Høwisch. Jette Sanna blev genvalgt ved afstemning. Hun takkede for valget og opfordrede landsarkivets brugere til at henvende sig til brugerrådet, enten via mail (brugerraad@lav.sa.dk) eller direkte til et af medlemmerne.
7. Spørgsmål og svar - ved fungerende landsarkivar Annette Østergaard Schultz
De vekslende regler, der i den senere tid har været om adgangen til kirkebøger, vil blive udvidet med endnu en regel, idet der fremover vil skulle søges om adgang til begravelsesregistre 1970-2000. Denne form for adgangsansøgning skyldes hensynet til pårørende. Det vil kræve en individuel vurdering med 14 dages svarfrist.
Annette Østergaard Schultz oplyste endvidere, at datalogivningen er entydig, når det gælder cpr-numre, og at det vil give anledning til problemer med Datatilsynet, hvis numrene misbruges.
Viborg, d. 7. juni 2010.
