Anmodninger om lån af arkivalier til administrativ brug afgives ved brug af bestillingsfunktionen i www.sa.dk/daisy, såfremt arkivalierne er registreret i Daisy.
Hvis arkivalierne ikke er registreret i Daisy fremsendes låneanmodningen til den arkivinstitution, hvor arkivalierne opbevares.
Spørgsmål vedr. låneanmodninger fremsendes elektronisk til den pågældende arkivinstitutions e-mail-adresse. For Rigsarkivets vedkommende dog til følgende e-mail-adresse: myndighedslaan@sa.dk
Ministerier, styrelser, kommuner, regioner og andre offentlige eller private institutioner kan låne de arkivalier, de selv har afleveret. De offentlige og kommunale myndigheder kan desuden låne sager, der er afleveret fra andre offentlige myndigheder, hvis de helt eller delvist har overtaget disses sagsområder
E-arkivalier kan ikke hjemlånes. Læs om hvilke muligheder myndighederne har for at anvende e-arkivalier.
For at kunne låne arkivalier registreret i Daisy skal myndigheden/institutionen udfylde og indsende denne blanket. Den relevante arkivinstitution opretter derefter myndigheden og den angivne medarbejder som myndighedslåner og fremsender en adgangskode.
Det er myndigheden/institutionens eget ansvar at vedligeholde de relevante oplysninger i sin brugerprofil, og det er myndigheden som sådan, der er ansvarlig for overholdelsen af de regler, der gælder for udlånet.
For at kunne fremsende en låneanmodning skal myndigheden/institutionen identificere præcist hvilken sag/arkivpakke, der ønskes udlånt.
Ønsker myndigheden ikke - eller har myndigheden ikke mulighed for - at fremfinde de for en låneanmodning nødvendige oplysninger kan Statens Arkiver tilbyde at gennemføre de nødvendige undersøgelser for at identificere den ønskede sag.
Sådanne undersøgelser udføres efter reglerne for indtægtsdækket virksomhed mod betaling. Prisoplysninger: se her.
Det er muligt at foretage opslag i de fleste af myndighedernes afleverede e-journaler på arkivinstitutionernes læsesale. Før der kan foretages opslag i e-journaler, vil det ofte være nødvendigt at søge om adgang til den pågældende journal. Læs mere om adgang til e-arkivalier.
Afhentning/fremsendelse af udlånte arkivalier påhviler, hvor ikke andet er aftalt, den lånende institution - både økonomisk og ansvarsmæssigt.
Arkivalier til udlån skal afhentes og returneres på adressen:
Rigsarkivets ekspedition til ministerier og styrelser
Kalvebod Brygge 32
1560 København V
Ekspeditionen er åben fra kl. 9 - 10 mandag til fredag.
Hvis arkivalierne returneres via postvæsen/fragt/bud, skal de sendes til postadressen:
Rigsarkivets Myndighedslån
Rigsdagsgården 9
1218 Kbh. K
Arkivalierne fremsendes og returneres med postvæsenet som værdipost.
Ekspeditionstiderne vil kunne variere fra arkivinstitution til arkivinstitution alt efter magasinforholdene, men normalt vil ekspeditionstiden ikke overstige en uge.
Hvis låneanmodningen ikke kan gennemføres, fx fordi arkivalierne er udlånt eller til konservering, vil der tilgå myndigheden/institutionen besked pr. e-mail eller direkte via Daisy-bestillingsfunktionen.
Arkivalier er først afleveret til Statens Arkiver og klar til udlån, når myndigheden har modtaget en endelig kvitteringsskrivelse fra Statens Arkiver.
Har Statens Arkivers indtægtsdækkede virksomhed påtaget sig at gøre arkivalierne klar til aflevering, er arkivalierne endnu ikke endelig afleveret. Er der behov for at låne sager, der er under behandling i den indtægtsdækkede virksomhed, rettes der direkte henvendelse dertil.
Udlånstiden er normalt to måneder. Om nødvendigt kan udlånet forlænges, såfremt ikke andre brugere i mellemtiden har reserveret arkivalierne.
Tilbagelevering sker på samme vis som afhentningen/forsendelsen, jf. punkt 4.
En udlånt sag eller akt må ikke tilakteres en verserende sag. Har myndigheden behov for at tilaktere en udlånt sags akter til en verserende sag, må det kun ske ved at tage kopier af de udlånte akter.
Der må ikke lægges nyt materiale i de udlånte sager.
De udlånte sager skal ved afleveringen være af helt samme indhold og i samme stand som ved udleveringen.
