Offentlige myndigheder må ikke kassere arkivalier uden Statens Arkiver har truffet bestemmelse om kassation for dem jf. § 5 i bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed. Bekendtgørelsen fastsætter endvidere, at offentlige myndigheder skal varetage arkivmæssige hensyn, herunder opbevare arkivalierne på betryggende vis.
Ikke alle myndigheder lever op til bekendtgørelsens krav. Statens Arkiver indberetter i grove tilfælde uhjemlet kassation til den overordnede myndighed. På denne side offentliggøres sagerne for de myndigheder, hvor der er foretaget indberetning til overordnet myndighed.
De tre østdanske statsadvokaturer, som har fælles arkivlokale i København, meddelte d. 25. juli 2011, at de efter skybruddet d. 2. juli havde destrueret ca. 175-200 arkivæsker. Kassationen skete efter aftale med vicestatsadvokaten, men uden tilladelse fra Statens Arkiver. Den uhjemlede kassation omfattede et stort antal journalsager fra 2007-2009 samt en række navnekartoteker, visdomskartoteker, journaler og samlinger af journalkort m.v. fra ca. 1920-1995.
Indberetning sendt d. 29. november 2011, journalnummer 2011-028001
Ved skybruddet d. 2. juli 2011 blev hovedparten af de offentliggjorte afgørelser for perioden 1992-1999 udsat for vandskade, hvorfor Landskatteretten kasserede dem. Afgørelserne skulle have været bevaret jf. Statens Arkivers bestemmelse af 19. juni 2000, som Landskatteretten var bekendt med.
Indberetning sendt 29. november 2011, journalnummer 2011-024560
Statens Institut for Folkesundhed oplyste, at der ved skybruddet d. 2. juli trængte kloakvand ind i det kælderlokale, som anvendes som arkivlokale. Vandskaden blev først anmeldt til Statens Arkiver 15.7.2011. På det tidspunkt var kassationer af arkivalierne gennemført uagtet, at arkivalierne var omfattet af afleveringsbestemmelse fra Statens Arkiver. Statens Institut for Folkesundhed burde i stedet straks have indberettet skaden til Statens Arkiver, så der kunne gives anvisning på udbedring af skaderne.
Indberetning sendt d. 29. november 2011, journalnummer 2011-024254
Ved skybruddet d. 2. juli 2011 blev Pensionsstyrelsens kælder oversvømmet. Da medarbejderne mødte den efterfølgende mandag fandt de 20 flyttekasser med arkivalier fra perioden 1992-2006 oversvømmet af kloakvand, og kasserede dem. Pensionsstyrelsen indberettede først kassationen pga. vandskade d. 28. juli 2011. Pensionsstyrelsen burde straks have indberettet skaderne til Statens Arkiver, så der kunne gives anvisning på udbedring af skaderne istedet for kassation.
Indberetning sendt d. 29. november 2011, journalnummer 2011-025767
Statens Arkiver blev ved afleveringen af Forbrugerstyrelsens journalperioder 1991-1996 og 1996-2000 opmærksom på, at en stor del af styrelsens principsager manglede. Styrelsen har forklaret, at bevarings- og kassationsbestemmelser for en stor del sagerne fejlagtigt var blevet udført med "omvendt fortegn", så lister over principsager i journalgrupperne, som var bestemt til bevaring i stedet var blevet kasseret. Sagerne var umiddelbart derefter sendt til forbrænding. Det var således ikke muligt at genoprette skaden. Den uhjemlede kassation omfattede 258 sager for perioden 1991-1996 og 64 sager for perioden 1996-2000.
Indberetning sendt d. 26. september 2011, journalnummer 2011-022646
