Offentlige myndigheder må ikke kassere papirarkivalier uden bemyndigelse fra Statens Arkiver. Bemyndigelser udstedes i form af bestemmelser om bevaring og kassation af arkivalier.
Statens Arkiver indhenter oplysninger om hvilke arkivalier myndighederne har i varetægt enten i forbindelse med aflevering af arkivalier eller ved særskilte tilsyn. Oplysningerne bliver brugt til at foretage en konkret vurdering af arkivaliernes bevaringsværdi. Vurderingen danner grundlag for bestemmelserne om bevaring og kassation.
Statens Arkiver udsteder tre typer af kassationsbestemmelser for papirarkivalier:
Du kan læse mere om bevaring og kassation af papirarkivalier i:
og om Statens Arkivers håndtering af området i:
Arkivalier, som Statens Arkiver har bestemt til kassation, kasseres når opbevaringspligt efter andre bestemmelser er opfyldt, og når de efter myndighedens egen vurdering ikke længere har retlig eller administrativ betydning jf. arkivbekendtgørelsens §4.
Myndighederne skal sikre, at arkivalier, som er bestemt til kassation, altid destrueres på betryggende vis. Det fremgår af arkivbekendtgørelsens §7, stk. 2.
Hvis myndigheden træffer aftale med et privat firma om makulering og/eller forbrænding, skal myndigheden sikre sig, at transporten foregår i aflåste containere, og at destruktionen rent faktisk finder sted.
