Arkivmæssige hensyn i et papirarkiv 

Statslige myndigheder skal varetage arkivmæssige hensyn i forbindelse med den daglige drift af papirarkiver. 

Varetagelse af arkivmæssige forhold betyder, at myndighederne skal sørge for at følgende forhold er i orden:

• Bevaringsværdige arkivalier skal sikres mod fysisk nedbrydning, hærværk e.l. Det betyder at der stilles krav til arkivlokaler og kvaliteten af kontormaterialer
  
  
• Der skal være orden og systematik i de bevaringsværdige arkivalier, og denne orden skal være dokumenteret. Kravene skal sikre, at arkivalierne kan genfindes af myndigheden selv og af offentligheden, efter at arkivalierne er afleveret til offentligt arkiv.
  
  
• Der skal kunne foretages en fysisk adskillelse mellem bevaringsværdige og ikke-bevaringsværdige arkivalier. Kravet skal sikre, at kassation i arkivalierne er mulig uden at processen bliver meget dyr for Statens Arkiver og ikke mindst for myndigheden selv.

Lovgivning

Offentlige myndigheder skal ifølge arkivlovens §8 og arkivbekendtgørelsens §1-3 sikre, at arkivmæssige hensyn varetages, herunder at arkivalierne opbevares på betryggende vis.

Statens Arkiver skal ifølge arkivbekendtgørelsens §2 føre tilsyn med, om myndighederne varetager arkivmæssige hensyn. Myndighederne har oplysningspligt overfor Statens Arkiver i henhold til §3 i bekendtgørelsen.

Arkivloven

Arkivbekendtgørelsen

Vejledninger

I arkivhåndbogens kapitel 3 og 4 er det beskrevet hvilke krav der er til indretning af arkivlokaler, opbevaringsforhold samt til anvendelse af kontormaterialer.

Kapitel 3 om indretning af arkivlokaler samt opbevaringsforhold

Kapitel 4 om daglig drift af papirarkiver, herunder tekniske krav om materialekvalitet s. 64

 

Når en myndighed skal aflevere papirarkivalier er der endvidere følgende krav til arkivæsker:

Statens Arkivers anvisning om materialekvaliteter - Arkivæsker

Bilag til Statens Arkivers anvisning om materialekvaliteter: Kravspecifikation til arkivæsker - Rigsarkivets model