Læs højt		Tip en ven
Print		Aktiver ordbog

Anmeldelse af ESDH-systemer, fagsystemer med dokumenter og e-journaler 

Alle statslige myndigheder skal have deres ESDH-system, fagsystemer med dokumenter og/eller e-journal godkendt af Statens Arkiver. Systemerne skal derfor anmeldes senest 3 måneder inden de tages i brug eller der foretages periodeskift. Systemerne må ikke tages i brug før godkendelsen foreligger.

Fomålet med godkendelsen er at sikre, at myndighederne varetager arkivmæssige hensyn herunder at der kan produceres en arkiveringsversion af systemet. Hvis myndigheden ønsker at foretage ændringer i et godkendt system eller fx skifte til et andet system midt i en journalperiode, skal det ligeledes anmeldes til og godkendes af Statens Arkiver.

Sådan anmelder du et system

Når du skal anmelde et system, skal du:

1. Gennemlæse cirkulære nr. 24 af 8. marts 2002 om anmeldelse og godkendelse samt vejledningen til samme (se nedenfor).
   
   
2. Udfylde anmeldelsesblanketten og vedlægge journalinstruks, oversigt over registreringssystematik (fx journalplan) samt teknisk dokumentation for systemet. Det er meget vigtigt, at alle dokumenter medsendes, da Statens Arkiver ellers ikke kan behandle anmeldelsen.
   
   
3. Send anmeldelsen som e-post til mailbox@ra.sa.dk. Anmeldelser, der sendes som papirpost, returneres.
   
   
4. Når Statens Arkiver har modtaget anmeldelsen, får du en kvittering for modtagelsen.
   
   
5. Statens Arkiver kontakter dig, hvis der er forhold i anmeldelsen, som ikke lever op til bestemmelserne i cirkulæret eller som er uklare og kræver yderligere forklaring. Du kan forvente svar indenfor 2 måneder efter at anmeldelsen er modtaget af Statens Arkiver.
   
   
6. Statens Arkiver godkender systemet og anvendelsen af det, når det lever op til bestemmelserne i cirkulæret.
   
   
7. Når systemet mv. er godkendt, kan det tages i brug - ikke før.

Læs mere om hvorfor, hvornår og hvordan systemer skal anmeldes:

Arkivhåndbogen kapitel 4: Elektroniske arkivsystemer fra anmeldelse til aflevering 

Lovgivning 

Anmeldelsescirkulæret fastsætter de arkiveringsmæssige bestemmelser som statslige myndigheders systemer, skal leve op til:

Cirkulære nr. 24 af 8. marts 2002 om anmeldelse og godkendelse af elektroniske journaler og elektroniske dokumenthåndteringssystemer

Vejledning

Vejledning til cirkulære nr. 24 af 8. marts 2002 om anmeldelse og godkendelse af elektroniske journaler og elektroniske dokumenthåndteringssystemer

Anmeldelsesblanketter

(Word-fil) Periodeskift: anmeldelse i forbindelse med periodeskift og ved ibrugtagning af nyt dokumenthåndteringssyste eller fagsystem med dokumenter

(Word-fil) Ændringer: anmeldelse af ændringer i tidligere godkendt system eller konvertering til nyt system